home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Windows Expert / Windows Expert.iso / business / sew200.zip / SEW.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-06-18  |  20KB  |  672 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.             Scheduling Employees for Windows Version 2.00
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                        A tool for Managers
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.                   Guia International Corporation
  51.                        731 Edgewater place
  52.                      Kennesaw, Georgia 30144
  53.                          (404)926-6085
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61. Table of contents ~
  62. -----------------
  63.  
  64. Introduction ............................................ 1
  65.  
  66. Equipment needed ........................................ 1
  67.  
  68. Mouse tracking .......................................... 2
  69.  
  70. Installation ............................................ 2
  71.  
  72. Using the Menus ......................................... 2
  73.  
  74. The Opening Screen ...................................... 2
  75.  
  76. The Editor .............................................. 3
  77.  
  78. Edit controls ........................................... 3
  79.  
  80. Display of totals ....................................... 3
  81.  
  82. The time bar ............................................ 4
  83.  
  84. Making a new time bar ................................... 4
  85.  
  86. Move a time bar ......................................... 4
  87.  
  88. Changing a time bar ..................................... 4
  89.  
  90. Deleting a time bar ..................................... 4
  91.  
  92. Copy an Employee's day of time bars ..................... 4
  93.  
  94. Move a time bar past midnight ........................... 5
  95.  
  96. Entering and changing Day Types ......................... 5
  97.  
  98. Dual Assignments ........................................ 5
  99.  
  100. Copy a Department Day Schedules ......................... 5
  101.  
  102. Repeat a week schedule .................................. 5
  103.  
  104. The Time and Wages distribution Graph ................... 6
  105.  
  106. Reports ................................................. 6
  107.  
  108. Schedule file names ..................................... 6
  109.  
  110. Print Schedules ......................................... 6
  111.  
  112. Departments ............................................. 7
  113.  
  114. Employees ............................................... 7
  115.  
  116. About Dates ............................................. 7
  117.  
  118. To start the Program after installation ................. 7
  119.  
  120. Technical information ................................... 8
  121.  
  122. Registration Fee ........................................ 8
  123.  
  124. Technical Support ....................................... 8
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176. Introduction ~
  177. ------------
  178.  
  179. The Scheduling Employees for Windows is an application
  180. designed for managers to schedule personnel resources
  181. while monitoring the time and wages as the scheduling
  182. process progresses. Daily activities may be detailed
  183. by assigning "Day Types". Day Types are a single
  184. characters such as V= Vacation. Ten Day Types may be
  185. specified for the use in each Department.
  186.  
  187. A graph will display the time and wage distribution
  188. for a 24 hours period for each hour.
  189.  
  190. The schedule function needs a Department with Employees
  191. to begin scheduling. Schedules are for a one week period.
  192. You may schedule up to 100 Employees in each of up to
  193. 99 Departments.
  194.  
  195. To make the application more "User friendly", the user
  196. will not have to deal with Directories and SubDirectories.
  197. If details of a technical nature are needed, see the
  198. section entitled "Technical information".
  199.  
  200. The application is divided in two parts:
  201.  
  202.           1 - The opening screen. It contains functions
  203.               related to the application, Departments and
  204.               Employees.
  205.  
  206.           2 - The Editor performs the scheduling and
  207.               schedule printing functions.
  208.  
  209.           3 - The Graph will show the Employee, time and
  210.               currency distribution for a 24 Hour period.
  211.  
  212.  
  213. Equipment needed ~
  214. ----------------
  215.  
  216. You will need an IBM or compatible PC (286 or higher)
  217. and a combination of at least one diskette drive and one
  218. fixed(hard) disk.
  219. Microsoft Windows 3.1 or later must be installed and
  220. a mouse attached.
  221. A VGA Monitor.
  222. A printer to print reports and schedules,
  223. a laser printer is preferred.
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234. Mouse Tracking ~
  235. --------------
  236.  
  237. Since almost all functions are directed through mouse action,
  238. it is a good idea to slow the pointer movement on the screen.
  239. To slow down the Mouse Tracking:
  240.  
  241. o - From the Window Program Manager, select the Control
  242.     Panel.
  243. o - Click on Mouse.
  244. o - Move the Mouse tracking speed towards Slow.
  245. o - Move the mouse and see if the move feels comfortable.
  246. o - Click on Ok to save the setting.
  247.  
  248. Installation ~
  249. ------------
  250.  
  251. Before installing the application, make a backup
  252. copy of the program. Since the program is not copy protected,
  253. you may use the DOS command DISKCOPY or COPY *.*
  254.  
  255. Insert the program diskette in Drive A:
  256. From the Windows Program Manager, select "File", then "Run" and
  257. type a:setup when asked. All the Programs and files will be
  258. installed, you will be prompted for the Disk drive and
  259. Directory that you want these files to be located, a
  260. default path is offered.
  261.  
  262.  
  263. Using the Menus ~
  264. ---------------
  265.  
  266. The Scheduling Employees for Windows, uses drop-down menus.
  267. Just point at the heading and press the left mouse button and
  268. a further selection can then be made.
  269.  
  270.  
  271. The Opening Screen ~
  272. ------------------
  273.  
  274. The purpose of the Opening screen is to;
  275.  
  276.    o - Set up new Departments with Day Types.
  277.    o - Enter, change or delete Employee records.
  278.    o - Print reports, Invoice and this manual with page numbers.
  279.    o - Set up options for file designation,time
  280.        format and day starting hour in the Editor.
  281.    o - Help if needed.
  282.    o - Exit the application.
  283.  
  284. Click on "Schedule Employees" to go to the Editor.
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292. The Editor ~
  293. ----------
  294.  
  295. To become familiar with the application, some files are added
  296. during the installation process. These files created the
  297. "Example Department" with fictitious names for Employees and
  298. a single Schedule-file based on the date of installation.
  299. The Department represents a restaurant with Servers, Cashiers
  300. and Cooks. Take a look at the screens, edit times in the
  301. Editor, sort based on start and stop times. Note that the
  302. Schedule file name is "Year-Month-Day.Weekday" so when you
  303. choose a Schedule-file the oldest dates are on top.
  304. No adjustments are made for "Overtime", the currency totals
  305. are strictly time scheduled multiplied by the hourly rate.
  306. Click on "Graph" at the bottom of the screen, and the
  307. distribution for that day will be displayed.
  308. By entering another assignment you can further break this
  309. down.
  310.  
  311. Edit controls ~
  312. -------------
  313.  
  314. Note the "Scroll bars" in the Editor, from left to right you
  315. may scroll to go from midnight to midnight on the top scroll
  316. bar. If you point on the arrow, the increments are one hour,
  317. any other place, equals 6 Hours.
  318. To quickly go from Midnight to Midnight, two controls on the
  319. bottom of the screen can be used.
  320.  
  321. To change days, point the mouse to the desired day and click.
  322.  
  323. Twenty Employees will fit on a screen, the vertical scroll bar
  324. will only be displayed if you have more than twenty.
  325. To quickly go from to first to the last page, two controls use
  326. on the bottom of the screen marked "First page" and "Last page".
  327.  
  328. Display of totals ~
  329. -----------------
  330.  
  331. Also notice some option button that you can click. The column
  332. next to the Employee name will change based on these option
  333. buttons. As you progress with the scheduling process, this
  334. column will display daily or weekly accumulated totals for time
  335. or currency for each Employee.
  336.  
  337. Note:
  338. The daily time and currency totals displayed, are for that day
  339. only, in contrast to the daily totals in the Schedule Report
  340. that are the shift totals and include time after midnight if
  341. the shift started on the previous day.
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350. The time bar ~
  351. ------------
  352.  
  353. Time is entered and changed in the Editor screen.
  354. The representation of time is the "Time bar".
  355. You may have up to 34 Start and Stops per week for
  356. each Employee. Since the accumulated time is displayed
  357. as an option, unpaid break-times such as a lunch break
  358. should also be entered.
  359. Note: An arrow is displayed under the "Hour-ruler" to
  360. show the current mouse position. As you enter time by
  361. dragging the mouse, a bar under the ruler will show you
  362. the progress. After the bar is completed the bar is
  363. adjusted to the nearest 15 minutes. You may choose to
  364. color of the bar under "Options" in the Opening screen.
  365.  
  366. Making a new time bar ~
  367. ---------------------
  368.  
  369. Start and stop times are entered by pointing the mouse
  370. at an editor line, pressing the left button and holding it
  371. down while dragging the mouse from left to right or right to
  372. left.
  373.  
  374. Move a time bar ~
  375. ---------------
  376.  
  377. Pointing to the bar, away from either end and while holding
  378. down the left button, will allow movement from left to right.
  379. Any conflict or override with existing bar will be resolved
  380. automatically.
  381.  
  382. Changing a time bar ~
  383. -------------------
  384.  
  385. Pointing the mouse to the beginning or the end of a bar will
  386. allow stretching or decreasing the bar size.
  387.  
  388. Deleting a time bar ~
  389. -------------------
  390.  
  391. A quick double click anywhere on the bar will delete the bar.
  392. Pointing to the end of a bar and decreasing the bar size to
  393. less than 15 minutes, will also delete the bar.
  394.  
  395. Copy an Employee's day of time bars ~
  396. -----------------------------------
  397.  
  398. By pointing the mouse at an Employees line with time, press
  399. the right mouse button and the bars will be copied. At the
  400. same time a message will be displayed "Holding time for copy".
  401. While the message is displayed, you can copy this time to
  402. any Employee's line that has no time in it by pointing at
  403. that line and pressing the right mouse button. You may also
  404. go to other days and repeat the process. To copy a new bar,
  405. point to the "Holding time for copy" message and click to
  406. reset, then pick up the next bar to be copied.
  407.  
  408. Move a time bar past midnight ~
  409. -----------------------------
  410.  
  411.  Example: To enter time from 11 pm on day one, to 3 am day two.
  412. Solution: Enter 4 hours in day one from 6 pm to 10 pm.
  413.           Point the mouse to the first hour and move the
  414.           beginning of the bar to 11 pm. The remaining time
  415.           will now appear in the next day.
  416.  
  417. Entering and changing Day Types ~
  418. -------------------------------
  419.  
  420. Day Types may be changed directly by pointing the mouse and
  421. clicking at the box to the left of the edit area and pressing
  422. a valid Day Type character. You may also select "DayTypes"
  423. from the menu on top. All valid Day Types will be displayed
  424. for your selection.
  425.  
  426. Dual Assignments ~
  427. ----------------
  428.  
  429. For Employees that consistently have dual assignments,
  430. (Cook in the morning and Cashiers in the afternoon),
  431. you may consider entering them twice, than schedule them
  432. after a sort on Employee number to prevent overlapping time
  433. schedules.
  434.  
  435. Copy a Department Day Schedule ~
  436. ------------------------------
  437.  
  438. After you have completed the schedule for a day, you can copy
  439. that schedule to any other day if that day has no scheduled
  440. time in it.
  441.             1 - Go to the day to copy to.
  442.             2 - Select Copy from the menu.
  443.             3 - Select the day to copy from.
  444.  
  445. Repeat a weekly schedule ~
  446. ------------------------
  447.  
  448. Many organizations have rotating schedules that repeat
  449. themselves every 2, 3 or 4 weeks.
  450. Make up the week one schedule by entering all the time
  451. without Day Types like vacations etc.
  452. Save the schedule by selecting "Save as.." from the menu
  453. and enter 1-1-11 as the file name. Save week two as 2-2-22.
  454. This way, these files are always listed on top of the file
  455. choices for selection. After loading the file for a new
  456. schedule, make all the changes and add vacations etc.
  457. Save the file as the date for that week.
  458. Inactive Employees will not be loaded if they are included
  459. in a schedule from the past. They will also filtered out
  460. and not be saved on the new schedule.
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466. The Time and Wages distribution Graph ~
  467. -------------------------------------
  468.  
  469. By clicking on the "Graph" button in the Editor, the Time
  470. and Wages distribution will be shown. Initially, all
  471. assignments will be displayed. By entering each assignment,
  472. the graph will show more detail. Each 15 Minute period
  473. is represented with a graph line. The sequence starting with
  474. the first 15 minutes each hour is Red, White, Blue, Yellow.
  475.  
  476. Reports ~
  477. -------
  478.  
  479. Two types of report are available, one Employee register
  480. that prints the Employee name and other information that is
  481. requested, the other is a requested Weekly Schedule to be
  482. printed.
  483. The Schedules are printed from the Editor screen all other
  484. printing is done from the Opening screen.
  485.  
  486. Schedule file names ~
  487. -------------------
  488.  
  489. When a schedule is saved, the name of the file is based on the
  490. Week-starting or Week-ending date (Based on option selection).
  491. In order to list the file selection in date sequence, the
  492. file name is: YY-MM-DD.dayname regardless of the International
  493. date settings in the Windows Control panel.
  494. So a file named 93-12-30.thu is dated December 12, 1993, which
  495. is on a Thursday as reflected in the file extension.
  496.  
  497. Print Schedules ~
  498. ---------------
  499.  
  500. Two printing formats are offered.  One format will print
  501. the schedules vertically with Times and Currencies to the
  502. right and a format that shows the Days from left to right.
  503. The last format needs special font considerations, since the
  504. text must fit the paper to print on. Avoid selecting a font
  505. that is not native to the printer, it will take time to
  506. download the font. For most printers, a Courier font
  507. Pointsize 8 will be fine.  If you select a font that does
  508. not fit, you will be advised with a message.
  509. If you print to a Matrix printer, select the Courier 17.1
  510. font. That is the font that used to print condensed in DOS.
  511. A Character based schedule is offered to save time, especially
  512. on Matrix printers, for Laser printers it does not make that
  513. much difference.  The Graphic based option has a better
  514. appearance.
  515.  
  516. The print-order is the same as the schedule displayed on
  517. the screen. As an option you may print Time and or Currency
  518. totals as  part of the output. The daily times and currencies
  519. are for that shift and include any time past midnight.
  520.  
  521. The daily totals for some Employees may be off slightly
  522. if partial hours are worked, causing rounding errors.
  523. Time and currency totals do not include any "break times"
  524. that were set up in the Editor.
  525.  
  526. No adjustments are made for "Overtime", the currency totals
  527. are strictly time scheduled, multiplied by the hourly rate.
  528. At your option you may direct your printing direct or through
  529. the Print Manager in Windows.
  530.  
  531. Departments ~
  532. -----------
  533.  
  534. To decide the Department size, consider:
  535.  
  536.    A Department should include all the Employees that would be
  537.    the responsibility of a Manager. Employees should consistently
  538.    be a part of that Managers operating unit.
  539.  
  540. The Department related activity is located under menu item
  541. "Scheduling Employees" on the Opening screen.  You may have up
  542. to 99 Department, and up to 100 Employees per Department.
  543.  
  544. Employees ~
  545. ---------
  546.  
  547. Employees are entered in the Opening screen. While entering or
  548. changing a Employee record, use the Tab or Enter key to
  549. advance through the Employee screen or hold down the Shift key
  550. and press the Tab key for reverse tabbing.
  551. Instructions on the bottom will help you entering information.
  552. Employees are divided in Active and Inactive Employees.
  553. The Editor will only display Active Employees.  If
  554. you display an old schedule and an Employee on that schedule
  555. was deleted or inactive, when you save the schedule, that
  556. Employee will not be included in the schedule.
  557.  
  558. About Dates ~
  559. -----------
  560.  
  561. Dates entered in the Employee record and in the Editor, conform
  562. to the International setting in the Windows Control Panel.
  563. You may enter: 2 apr 93 or: 2-Apr-93 or: apr 2, 1993 or any
  564. combination for April 2, 1993.
  565. If there is an error in the date format, a message will alert
  566. you.
  567.  
  568. To start the program after installation ~
  569. ---------------------------------------
  570.  
  571. After installation, you may select the Schedule Employee for
  572. Windows Icon from the Program Manager Window, or select "Run"
  573. and answer Path\SEW to the file prompt.
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582. Technical information ~
  583. ---------------------
  584.  
  585. This application creates Directories for new Departments as
  586. needed. The "Example Organization" is installed in Directory
  587. SEW1DIR during the install process. Subsequent Directories
  588. will be named automatically when new Departments are installed
  589. like SEW2DIR, SEW3DIR etc. When a Department is deleted, the
  590. Directory will also be deleted and reinstalled as new
  591. Department is created. The associated Directory is displayed
  592. on the Department Window when "Change Department" is
  593. selected from the menu. The files HEADING.DAT, EMPLREST.DAT
  594. and Schedule files (YY-MM-DD.day) in each Directory must
  595. always be transferred or backed up together since they contain
  596. pointers. In the WINDOWS\SYSTEM Directory, the following files
  597. must be present: CMDIALOG.VBX, VBRUN200.DLL, COMMDLG.DLL.
  598.  
  599. Registration Fee ~
  600. ----------------
  601.  
  602. The registration fee is $39.50 in US currency.  Registrations
  603. will be acknowledged by mail within 30 days of receipt and
  604. confirms the authorized use of the program. Any updates will
  605. be included if INVOICE.DOC is used for version determination.
  606. Agreements know as "Site License Agreements" providing for
  607. unlimited usage for one location (by address) are in effect
  608. after the registration of three regular registrations
  609. (to the amount of $118.50) have been submitted.
  610. Many recommendations for new features and also operational
  611. improvements come from our users. With your registration,
  612. include any remarks you wish, we will look at and evaluate
  613. every suggestion made and they are always welcome!
  614.  
  615.  
  616. Technical Support ~
  617. -----------------
  618.  
  619. After the registration has been received by Guia
  620. International, the User is entitled to free telephone or
  621. written support for a period of 90 Days. Any extended support
  622. may be negotiated thereafter but shall at minimum be in
  623. conformance with the regulations of the Association of
  624. Shareware Professionals (ASP).
  625. For assistance, call (404)926-6085.
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632. Acknowledgements ~
  633. ----------------
  634.  
  635. PS/2 is a registered trademark of International
  636. Business Machines Corporation, Armonk, NY.
  637. Windows is a registered trademark of Microsoft Corp.
  638. Redmond, WA.
  639.  
  640. Program License Agreement ~
  641. -------------------------
  642.  
  643. Read the following terms and conditions before using the
  644. program. By using or accepting this program, you indicate
  645. that you accept the terms and conditions set forth bellow.
  646.  
  647. Guia International Corp. provides this program and licenses
  648. its use. You assume responsibility for the selection of these
  649. programs to achieve your intended results, and for the
  650. installation, use and results obtained from the programs.
  651.  
  652. Limited warranty
  653. The programs are provided without warranty either expressed
  654. or implied, including but not limited to the implied
  655. warranties of merchantability and fitness for a particular
  656. purpose. In no event, will Guia International Corp. be liable
  657. to you for any damages, including any lost profits, lost
  658. savings or other lost incidental or consequential damages
  659. arising out of the use or inability to use such programs even
  660. if Guia International Corp. or any of its agents or dealers
  661. had been advised of the possibility of such damages.
  662. When you start using the program as a production tool, the
  663. Opening Window fee is due to Guia International for each
  664. system the program is installed on.  The acknowledgement
  665. returned to you will serve as your license for authorized
  666. usage. You are free to duplicate the application and make
  667. distributions providing that no alterations are made with the
  668. exception of compression to facilitate electronic
  669. transmission. You acknowledge that you have read this
  670. agreement, understand it and agree to be bound by its terms
  671. and conditions.
  672.